Facturación electrónica mejorando la contabilidad de tu empresa

Bienvenido al blog de SACTI un espacio que hemos creado para brindarte información relacionada con los servicios y productos especializados en contabilidad electrónica. La entrada de hoy la dedicaremos a la facturación electrónica la cual es un sistema digital que mejora la contabilidad de tu empresa, facilitando el control de las facturas y, por ende, facilita el control de gastos adecuado para que tu negocio crezca.

En la actualidad, los niveles de competencia entre las marcas exigen una constante innovación para mejorar los productos y servicios que se ofrecen, sin embargo, es impensable lograr esto con éxito si no se cuenta con una administración adecuada tanto de las ventas como de las compras. Para que una empresa lleve una administración adecuada, uno de los principales puntos en los que debe enfocarse es el correcto manejo de su contabilidad.

El departamento contable es parte de la espina dorsal de tu negocio. Se relaciona con las actividades de todos los de departamentos, pues es el encargado de llevar un control de los gastos e ingresos de tu empresa. Pero debido a esta carga de trabajo, en la mayoría de las ocasiones si solicitas información precisa de los gastos e ingresos de cierto periodo, lo más seguro es que recibas una respuesta como: “¿Para cuándo la necesita?”, ya que es muy probable que el preparar un reporte de parte del departamento de contabilidad tarde algunos días, y pueda tener algún error o simplemente ya no sea tan relevante el contar con la información y necesites otra actualización.

Éste es un problema muy común en la mayoría de las empresas. Sobre todo, si se cuenta con un sistema contable obsoleto y que requiera una actualización que evita que la contabilidad de tu negocio esté al día e impida cumplir su principal propósito, que es el mantener de manera efectiva y a tiempo información sobre las finanzas y activos para que puedas tomar decisiones sobre el rumbo que debe tomar tu empresa.

Para que la contabilidad de tu negocio se encuentre al día, es necesario tener un registro certero y confiable de todas las operaciones de la empresa, independientemente al departamento. Desde las compras y ventas, hasta los pagos de nómina, nuevas inversiones y mermas de los productos. Estas operaciones deben ser registradas al momento en que se producen. Sin embargo, la mayoría de los departamentos contables llevan un registro centralizado de todas las operaciones económicas, en donde acumulan e ingresan la documentación de compras y ventas agrupándola en periodos que pueden ser mensuales o bimestrales, antes de realizar un cierre del periodo.

Debido a la centralización de información contable, cuando se solicita un reporte la información que recibes no está al día, puesto que corresponde al último cierre de periodo y no de la última información del momento. Aunque en la actualidad, con el uso obligatorio de la facturación electrónica¸ el registro de las operaciones de compra y venta es más ágil, puesto que ya no se requiere esperar a recibir la factura de un cliente o proveedor por varios días, sino que es emitida y proporcionada al momento de realizar la operación.

Si bien la facturación electrónica fue un modelo diseñado con un objetivo totalmente tributario, orientado a facilitar la presentación de declaraciones ante el SAT. Al poco tiempo de su implementación obligatoria se vio que era una herramienta que mejoraría significativamente el sistema contable de la empresa, puesto que el impacto que tuvo fue tal, que incluso los departamentos contables comenzaron a utilizar sistemas de contabilidad que permiten la gestión de las facturas, acelerando los tiempos de respuesta y la creación de reportes inmediatos.

Con el uso de este modelo de facturación, la contabilidad de tu empresa por fin puede estar al día. Este es uno de los principales motivos por lo cual en México las empresas en la actualidad están obligadas a utilizar este modelo de facturación. Además, si adquieres un sistema integral de facturación, como Fénix Web que puedes encontrar en el sitio de SACTI, los beneficios para tu negocio incluirán:

• Mejor calidad en el servicio al cliente y proveedores. Puesto que les darás a tus clientes y proveedores más facilidades al momento de realizar transacciones comerciales con tu empresa. Por ejemplo, la implementación de un kiosco de facturación donde tus clientes pueden generar de manera automática y por internet su factura tan sólo con su recibo de compra.
• Unificación de los procesos. Como hemos mencionado, la facturación involucra a todos los departamentos de tu empresa, por lo que no sólo requieres de la generación de facturas, sino que al momento en que se generen los productos vendidos sean reportados al área correspondiente o se descuenten de manera automática del inventario, y si cuentas con un sistema de control de inventarios que maneje máximos y mínimos, en el caso necesario genere la orden compra para suministrar tu inventario. De igual manera, cuando las compras se realizan a crédito o con un modelo de financiamiento, una vez generada la compra se enviará al departamento de cobranza los datos del cliente y el monto de la deuda para que se programen las fechas de cobro o en caso de la compra con un proveedor, las fechas de pago.
• Reducción en la recaptura de información. Aunado a lo anterior, con la facturación electrónica todos los departamentos que lo requieran tendrán acceso a la información de la factura y el cliente, por lo que no es necesario recapturar la información en otro sistema de manera manual, lo que puede generar errores.
• Control y la organización de documentación. Anteriormente, la contabilidad se llevaba en grandes libros, a los que se anexaban los cientos de facturas impresas, y durante su proceso de cierre podrían ocurrir pérdidas de documentación que terminaban afectando las cuentas de ingresos y egresos. Hoy día con las facturas electrónicas, esto no sucede, puesto que en los sistemas de facturación siempre existirá un historial detallado de las facturas emitidas y no habrá margen de error.
• Reducción de gastos. En consecuencia, a lo mencionado, tu departamento contable se volverá más eficiente, reduciendo el tiempo de trabajo y los errores humanos. Esto se verá reflejado en una reducción de gastos.

Como vemos, el uso de facturas electrónicas te permitirá mejorar la contabilidad y todos los procesos relacionados con la administración contable de tu empresa. Brindando diversos beneficios tanto en el tema de eficiencia, como en el económico. Únicamente requieres un sistema integral que automatice y unifique estos procesos, como Fénix Web, uno de los sistemas más populares en la actualidad.

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• Administración clientes y productos.
• Máxima seguridad en tu información.
• Envío de tus comprobantes por e-mail.
• Configuración personalizada del logo de la factura.
• Administración de folios y series.
• Descarga de XML y PDF a su equipo.

Para conocer más a detalle Fénix Web, comunícate con un especialista de SACTI, con gusto te atenderá vía telefónica o por correo electrónico. Olvídate de los complicados sistemas de facturación o de las facturas en papel, con SACTI y Fénix Web tendrás el mejor sistema de facturación electrónica del mercado para que mejores y saques el máximo provecho de la contabilidad de tu negocio.