¿Por qué las empresas de distribución deben enfatizar un óptimo control de inventarios en sus operaciones?  

Nadie puede negar que el llamado control de inventarios es algo que cualquier persona activa dentro del negocio de distribución mayorista debe tener en consideración. En los términos más simples, el control de un inventario implica tener una mayor supervisión de las existencias propias. Algunos lo llaman «control interno» y lo consideran incluso como un sistema contable configurado para salvaguardar los activos. Es tal su importancia que los negocios de distribución mayorista podrían caer en bancarrota si no le toman la seriedad necesaria.

Con el fin de ayudarles, en esta nueva entrada de nuestro blog, les explicaremos por qué los negocios mencionados deben hacer énfasis en el control óptimo de los inventarios en sus operaciones, asimismo, les explicaremos lo que implica el desarrollo de un sistema efectivo. No olviden contactar a nuestra firma, Sacti, si necesitan el respaldo de la mejor empresa proveedora de software para la gestión de inventarios. Sin más que añadir, ¡Comencemos!

Comprender los artículos que se tienen, dónde están en el almacén y cuándo entra y sale un stock puede ayudarle a los negocios de distribución a reducir costos, acelerar el cumplimiento de sus actividades, así como evitar posibles fugas y fraudes. Realmente es menester que las empresas depositen su confianza e inviertan en los sistemas de control de inventario para evaluar sus activos actuales, equilibrar sus cuentas y proporcionar informes financieros relevantes.

El control de un inventario es un elemento crucial para poder mantener el balance correcto de las existencias en los almacenes. Asimismo, cabe señalar que ningún negocio distribuidor desea perder una venta por no contar con el suficiente inventario para completar algún pedido. Esto es algo que ocurre a menudo a causa de una mala organización y un mal manejo de las existencias. Los problemas constantes de inventario (pedidos retrasados ​​con frecuencia, entre otros) pueden llevar a que los clientes recurran a otros proveedores de manera definitiva. Este es quizá el peligro más notable ya que sin clientes, no hay posibilidad de obtener ganancias y hacer que el negocio crezca o continúe operando. En cambio, cuando se tiene un buen control sobre el inventario, es posible brindar un mejor servicio a los clientes, asimismo, se puede obtener una comprensión más amplia y en tiempo real de lo que se vende y lo que no se vende.

Cabe agregar que algo que todo negocio inteligente no desea es que el exceso de inventario ocupe espacio en los almacenes de forma innecesaria. Si hay demasiado inventario, es posible desencadenar pérdidas de ganancias, ya que aumenta la probabilidad de que un producto caduque, se dañe o salga de temporada. La clave para un adecuado control de inventarios es tener una comprensión más profunda de la demanda de los productos por parte de los clientes.

Ahora bien, veamos cómo las empresas controlan sus inventarios. Existen muchas maneras de mantener la gestión de los inventarios. Una forma básica consiste en crear una hoja de cálculo con varias columnas para el nombre del producto, el número de artículo y la cantidad. Asimismo, puede usarse en esta una columna para deducir lo que se vende y envía. También puede mantenerse un registro de devoluciones y nuevas existencias entrantes. Cierto es que este es un proceso increíblemente laborioso que ninguna empresa en crecimiento desea enfrentar, ya que requiere monitoreo manual continuo para asegurar que cada transacción sea contabilizada. A ello cabe añadir que la información es difícil de compartir, y que ninguna empresa está exenta de los errores humanos.

Las personas son propensas a cometer errores, algunos de los cuales son difíciles de rastrear y dan como resultado números de inventario inexactos. Por fortuna, en nuestros días es posible respaldarse de la tecnología, ya que existen empresas como la nuestra que se dedican a ofrecer software de contabilidad y gestión de inventarios con el fin de facilitarle la labor del control a los negocios de distribución mayoritaria. En última instancia, cuanto más automatizado este un sistema, menos papeleo habrá. Hay una gran cantidad de opciones de software de administración, los cuales ofrecen integración con los sistemas de planificación de recursos empresariales o integraciones multicanal.

Es posible disponer de la opción de utilizar escáneres de códigos de barras que se comunican con otros dispositivos, como impresoras de códigos de barras o dispositivos móviles. Algunos están diseñados para rastrear la ubicación del producto dentro de un almacén, lo que ayuda cuando es momento de recogerlo y empacar. Por supuesto, una vez que tengan los sistemas de seguimiento en su lugar, necesitarán averiguar cómo van a determinar cuándo ordenar nuevas existencias. Algunos utilizan un método de control de existencias llamado stock mínimo, en el que se ordenan nuevas existencias una vez que alcanza un nivel mínimo preestablecido; si sus necesidades son muy predecibles, pueden usar un sistema de control de cantidad fijo. Con este método, cada vez que realicen un pedido, ya sea semanal, mensual o quincenal, dicho pedido será siempre por la misma cantidad. Algunas personas se refieren a esto como una orden permanente, la cual les ha resultado sumamente benéfica.

En conclusión, la dirección o el método que se elija dependerán de la empresa y de los elementos esenciales que considere que se deben cumplir. Sin duda, con lo dicho se entenderá que el control de inventario es vital para la supervivencia de los negocio de distribución mayoritaria, ya que si no lo manejan adecuadamente, nunca tendrán una cuenta verdadera de cuál es la situación pasada, actual y futura  de su negocio. Vivimos en un mercado cada vez más competitivo, por lo que no debe permitirse que el exceso de inventario o la escasez se convierta en un factor de riesgo.

Esperamos que esta publicación haya sido tanto amena como útil para ustedes, estimados lectores. Por ahora debemos darla por concluida esperando se pongan al contacto con nosotros, Sacti, si necesitan el respaldo de un software contable para el control de inventarios que sea altamente eficiente y lleve a cabo con calidad sus labores de gestión de existencias. ¡Gracias por su visita!