¿Cómo afecta el control de inventarios en los costos operativos?

No importa si tienen una empresa refresquera, de piezas automovilísticas o de telas, todas las empresas deben tener una cuenta de los materiales o productos necesarios para sus procesos de producción o para la venta a los clientes. Esto se realiza con un adecuado control de inventarios, para conocer cuando requieren hacer un pedido de un producto o aumentar la producción de sus artículos, puesto que, si faltan productos en su inventario, pueden afectar la producción e incluso detenerla, o puede que no sean capaces de cumplir con cierta demanda de un producto.

De igual manera, si no tienen un control sobre sus inventarios y tienen mucha producción, combinada con bajos niveles de venta, se corre el riesgo de que sus mercancías queden estancadas en el almacén, lo que provoca una disminución en el flujo de efectivo, que las mercancías se vuelvan obsoletas, se aumentan los costos de almacenaje, e incluso pueden ser robadas se pueden dañar o devaluar.

El controlar adecuadamente un inventario no es una tarea fácil, ya que existen muchos factores que lo modifican de manera continua, por lo que se tiene que tener una contabilización de las entradas y salidas de los productos del almacén en tiempo real. Para llevar el control existen dos opciones, la primera es contar con personal capacitado para ejercer la tarea del levar en control en todo momento, pero existen los riesgos del error humano, se debe invertir mucho tiempo y no siempre es muy eficiente.

La segunda opción y que es tomada por cada vez más empresas es automatizar los almacenes con un software de control de inventarios. Con el uso de un sistema automatizado se reduce el tiempo, se evitan los errores humanos y se tendrá un control en tiempo real de las entradas y salidas. De esta manera podrán proteger su inversión y llevar un óptimo control de cada producto y material almacenado en sus bodegas, además que estará enlazado con la cadena de producción y la de distribución para hacer todo el proceso logístico más eficiente.

¿En qué ayuda contar con niveles óptimos de inventario?

Los negocios están creados con la base de que deben ser redituables, es decir que deben existir ganancias de todo el proceso en general. En muchos negocios, principalmente los que tienen como actividad central la producción de mercancías de diversos tipos, la mayor parte de sus pérdidas está en la mala gestión de los inventarios, puesto que al adquirir menos inventario, significa que se tendrá más efectivo a la mano que puede ser utilizado para otros proyectos y mantener el negocio funcionando en tiempos difíciles; sin embargo, si se cuenta con muy poco inventario puede afectar la producción, generando más pérdidas.

De igual manera, el inventario requiere de un espacio fijo donde ser colocado. Los almacenes de inventarios pueden ser una gran inversión, pero mal administrados se convertirán en un gran gasto, puesto que además del espacio físico, se requiere contar con personal para que lo maneje y lo cuide, lo que representa costos operativos significativos. Si bien esos gastos de operación son necesarios para proteger la inversión de la compañía, entre más eficiente sea el inventario, menores los gastos.

En las décadas anteriores, para tener un adecuado control y optimización de los inventarios, se utilizaba el sistema JIT (Justo a Tiempo, por sus siglas en inglés), que fue creado en Japón. Este sistema requería de una amplia red de gerentes y personal en constante comunicación y cooperación para conocer con precisión cuánto inventario existía y cuánto se necesitaba cada día para producir la mercancía que estaba a la venta.

Este sistema redujo significativamente los beneficios, puesto que las pérdidas por un exceso de inventario o por mercancía obsoleta ya no eran un problema. Sin embargo, un sólo error de todo el personal podría significar pérdidas importantes, y los gastos operativos, a pesar de ser menores, seguían siendo relativamente altos, pues se requería de una gran plantilla para llevar a cabo todo el proceso de control.

En la actualidad el sistema JIT se ha vuelto obsoleto gracias al rápido avance de la tecnología informática. Como mencionamos, en la actualidad existen sistemas informáticos dedicados al control de inventarios. Estos sistemas se interconectan con módulos en los almacenes, la fábrica donde se elabora la mercancía y con los vendedores; incluso pueden estar enlazados a los sistemas contables.

Estos softwares permiten el monitoreo en tiempo real de todas las mercancías, que para su fácil conteo se marcan con sistemas de códigos de barras, además de que dan alertas automáticas cuando el inventario es muy bajo o muy alto. Algunos sistemas incluso pueden ser programados para realizar pedidos de los productos faltantes de forma automatizada. Si bien no se puede prescindir del factor humano, los softwares hacen que la plantilla necesaria deba ser menor, por lo que los costos operativos se reducen al mínimo.

Control de inventarios, una inversión que se paga sola

Existen tres tipos de inventarios que manejan las empresas: el gastado, el fijo y el valorado. El inventario gastado es regularmente comprado en cantidades mínimas y está sujeto a controles de presupuesto, por lo que se etiqueta como una reducción de beneficios del periodo en que es adquirido, pero no tiene valor de libro.

El inventario fijo, también conocido como activos fijos, son los artículos como las computadoras y los muebles, que tienen una larga vida útil. El costo de este inventario es gastado sobre un periodo de meses o años según la depreciación, hasta que ya no tienen ningún valor en los libros.

Por último, el inventario valorado es diferente. Se compra para convertirse en mercancía de ventas o en bienes terminados. Es en el que se debe tener un mejor control, puesto que puede afectar las finanzas de la empresa a corto plazo. Se les asigna un valor cuando es recibido y otro valor cuando se convierten en bienes terminados. Se mantiene en los libros como un activo hasta que es enviado y fluye a través de todo el proceso logístico, a menos que no se venda, ya que en ese caso debe de ser cancelado, por lo que el costo gastado en el inventario valorado debe convertirse en una ganancia o puede convertirse en una pérdida.

Con un adecuado control en el inventario se pone en riesgo una menor cantidad de inversión, por lo que la probabilidad de pérdidas es menor, por lo que una inversión en un sistema de control es la mejor estrategia de prevención de pérdidas. De igual manera menos inventario a mano significa menos inventario que controlar.

Una adecuada gestión y optimización dará como resultado una mejora en los procesos, disminuirán los tiempos de producción, los gastos y el capital humano trabajará con más efectividad. Para la gestión de inventarios SACTI pone a su disposición un software especializado que permite el registro de compras, entradas y salidas, control de saldo por almacén y puede enlazarse a su sistema de compras y de gestión contable.

En SACTI contamos con más de diez años de experiencia, ofreciendo productos y servicios enfocados en facturación electrónica, control de inventarios, cuentas por cobrar, entre otros. Para más información, dudas o cotizaciones pueden comunicarse con nosotros a nuestro teléfono o correo electrónico; con gusto les brindaremos la mejor solución para tener el control de sus inventarios.