¿Cuál es la importancia de la facturación electrónica?

En la actualidad, en México la facturación electrónica es el único medio válido para la emisión de comprobantes fiscales. En los últimos años, las facturas electrónicas han ido evolucionando y requieren de nuevos requisitos, por lo que para las empresas es necesario que realicen las adecuaciones necesarias para que cumplan a tiempo con las disposiciones fiscales oficiales.

Hasta hace algunos años las facturas electrónicas y las facturas en papel convivían y ambas eran válidas, pero en la actualidad sólo los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) sirven para la facturación de las empresas y personas con actividades comerciales. Esto se debe a que los cambios realizados por la Secretaría de Hacienda en los últimos años buscan mejorar la seguridad y hacer más eficientes la presentación de declaraciones a los contribuyentes.

Las facturas electrónicas han ganado mucha importancia, puesto que son un esquema que va perfeccionando de manera continua a través de las diversas actualizaciones que ha hecho y continúa haciendo la autoridad fiscal. No sólo para tener un mejor control y fiscalización en las operaciones de los contribuyentes, sino que también permite una automatización y optimización de los procesos administrativos y contables que hoy en día se hacen a través de plataformas informáticas que reducen significativamente los errores.

De esta manera la facturación electrónica se ha vuelto un tema de suma importancia, no sólo en México, puesto que el país es la nación latinoamericana con un mayor volumen de emisiones de CFDI, lo que ha facilitado el comercio con otros países, permitiendo transacciones más seguras y transparentes al momento del pago de los impuestos correspondientes.

La emisión de facturas electrónicas cada día es más fácil, puesto que a pesar de que requieren distintos requisitos técnicos y administrativos que son regulados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), con el uso de plataformas en línea, como las que pueden encontrar con SACTI, se pueden emitir los CFDI de manera automatizada para incluirlas en los procesos de contabilidad, control de inventarios, tesorería y otras etapas administrativas elementales para las empresas.

Anteriormente con las facturas en papel, las empresas y las personas físicas con obligaciones fiscales tenían grandes volúmenes de facturas almacenadas en papel, que corrían el riesgo de perderse o dañarse afectando a la contabilidad de las empresas, además de que generaban altos costos de almacenaje y retardos importantes en los procesos de control y la gestión de pagos. Como consecuencia, muchos de los servicios no eran de la calidad esperada y existían continuamente retrasos en el envío y la recepción de los productos que se vendían o compraban, pero en la actualidad eso ha quedado atrás, y las empresas son cada vez más eficientes gracias a las facturas electrónicas, sobre todo en sus procesos contables que son tan importantes en los negocios para conocer en que se es efectivo y en que se falla, además de que afecta en la toma de decisión para la inversión y los gastos de las empresas.

Beneficios de la facturación electrónica

Además de ser una herramienta obligatoria en la actualidad, los sistemas de facturación tienen muchos beneficios, puesto que, como hemos mencionado, las facturas electrónicas hacen que la contabilidad sea más eficiente y se mejoren muchos procesos en las empresas. Entre los beneficios de la emisión de CFDI y de contar con un sistema de facturación en línea podemos destacar:

• Reducción del costo de los gastos de facturación. Se ha comprobado que con la emisión de facturas electrónica se puede ahorrar hasta un 85 por ciento en los gastos, esto se debe a que se elimina el proceso de impresión, mensajería y almacenamiento de las facturas en papel, lo que trae como resultado el prescindir tanto de personal como de material de papelería. Para ejemplificarlo, podemos poner el ejemplo de los costos que anteriormente implicaba el imprimir una factura, el tiempo que tomaba el generarla con las características que requería el SAT y el enviarla para que llegara al cliente. Hoy en día, este proceso se realiza en unos segundos a través de un portal web, desde una computadora, una tableta o hasta un teléfono inteligente.
• Seguridad y rapidez en la emisión. Cuando se realiza una factura a través de un portal web autorizado, tendrán la seguridad de que cumplirá con todos los requisitos solicitados por el SAT en materia de seguridad, y el tiempo en que se tarda en generar la factura después de ingresar los datos correspondientes es de un par de segundos.
• Simplificación de los procedimientos administrativos. Como lo hemos mencionado, los sistemas de facturación electrónica pueden simplificar muchos de los procesos administrativos, ya que pueden asignar distintas tareas de facturación y dar de alta varios usuarios dentro del sistema. De igual manera, tendrán una base de datos de comprobantes emitidos de manera ordenada y almacenada en un lugar seguro, al que sólo podrán ingresar las personas autorizadas y podrán consultar en cualquier momento, así como localizar comprobantes específicos en procesos de auditorías internas o externas.
• Mejorar el servicio al cliente. Si cuentan con un portal al cliente, estos podrán tramitar sus facturas de manera directa en el sistema y desde la comodidad de sus casas u oficinas. Esto les ahorrará mucho tiempo a ustedes, que podrán reinvertir en otras actividades de servicio al cliente.
• Reduce errores en el proceso de generación. Durante la captura, la entrega y el almacenamiento, las facturas en papel eran muy propensas a tener errores, a traspapelarse o a perderse, pero los comprobantes fiscales emitidos desde un portal se manejan a partir de bases de datos dadas de alta previamente, por lo que los errores en los documentos fiscales se reducen significativamente. De igual manera, al contar con sistemas de calidad, los documentos fiscales se almacenan por un mínimo de 5 años, tiempo que solicita el SAT por ley.
• Mayor control documental. Al tener una mejor organización y almacenamiento de la información tendrán mayor control sobre la documentación emitida. Asimismo, la facilidad de búsqueda que ofrecen los sistemas de facturación les permitirá localizar cualquier tipo de información y/o documento fácilmente.

En SACTI ponemos a su disposición el sistema de facturación electrónica Fénix Web, considerado uno de los mejores sistemas en México. Con Fénix Web podrán emitir facturas electrónicas de manera fácil y rápida, además de que es compatible con muchos de los sistemas de gestión contable. Para conocer más, comuníquense con un especialista de SACTI, con gusto los atenderá vía telefónica o por correo electrónico.