Los beneficios de la contabilidad electrónica

En la actualidad, la contabilidad electrónica es la forma más rápida, moderna y segura para que las empresas y los emprendedores lleven a cabo sus tareas contables y puedan darla a conocer al Servicio de Administración Tributaria (SAT). Desde llevar los registros, la facturación y otros datos y documentos necesarios para cumplir con sus obligaciones fiscales por medio de vías electrónicas, como el pago y comprobación de nómina.

Toda la información se hace mediante herramientas digitales o un sitio web de forma mensual para que llegue a los servidores del SAT. Existen muchas ventajas de utilizar herramientas contables electrónicas, que además permiten que sus negocios sean más competitivos en el mercado actual y puedan cumplir a tiempo, en forma y sin errores sus responsabilidades contables.

Principales ventajas

Los softwares de contabilidad, como CONTPAQi, son herramientas diseñadas bajo los parámetros contables exigidos por la Secretaría de Hacienda para que las empresas lleven a cabo sus reportes fiscales, además cuentan con todos los elementos necesarios para que puedan realizar todas sus tareas contables, sin importar el tamaño de la empresa.

Entre las principales ventajas que les brindan es que podrán hacer el envío de todos los requisitos exigidos por el SAT vía internet, lo que les ayuda a ahorrar mucho tiempo que anteriormente tenían que invertir en llevar los documentos y reportes de manera física, hacer largas filas y esperar la respuesta, positiva o negativa. Mediante estos programas todo lo podrán hacer con facilidad desde el sitio web del SAT, y tendrán disponibles todos los documentos necesarios.

Otra ventaja es que existe un ahorro económico, no sólo por la disminución del tiempo que deben invertir y el papel que no ocuparán, ya que todos los archivos se manejan digitalmente; también en el sentido del manejo de la contabilidad, puesto que tanto la facturación como otras tareas se podrán hacer con tan sólo unos clics; además siempre tendrán a la mano la información, sin importar donde estén, únicamente requerirán un dispositivo con conexión a internet para acceder a su plataforma, ya que estos servicios se realizan en la nube, lo que los mantiene más seguros y protegidos de cuestiones como el transpapeleo o la pérdida por robo.

Un beneficio más es que reducirán los posibles errores humanos. Los programas están diseñados para evitar errores de cálculo, problemas al escribir nombres de empresas o RFC. También se evitan la posible pérdida o transpapeleo del algún documento que puede traerles problemas al momento de presentar su declaración, durante una auditoría o si necesitan tomar decisiones de acuerdo con su balance contable.

Una última ventaja que puede destacarse es que su información contable, los procesos fiscales y la información de sus clientes siempre estará segura; estos programas son diseñados para brindar una completa confidencialidad y seguridad de sus datos. Ustedes podrán configurar los puntos de acceso y que empleados podrán consultar la información.

¿Cómo implementar la contabilidad electrónica en sus empresas?

Para poder implementarla de manera exitosa es necesario que exista una alineación entre la dirección y los empleados, para que se enfrente el reto en equipo y se puedan adaptar a los nuevos lineamientos del sistema electrónico y posteriormente enviarlos al SAT de acuerdo con lo establecido en las legislaciones.

Los pasos para implementarla pueden variar de empresa a empresa de acuerdo con las necesidades contables, el sistema a implementar y el tamaño del negocio, pero en general existen pasos generales que deben seguir. En primer lugar, deben conocer cuál es la información que les solicitará el SAT, principalmente se trata de la balanza de comprobación y su asociación con los CFDI. Tanto las empresas como los empresarios están obligados a presentar un reporte contable ante el SAT de manera mensual o anual. La principal información que debe enviarse es:

• Balanza de comprobación los saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales, que deben enviarse cada mes.
• Catálogo de cuentas utilizado en el periodo, sólo debe ser enviado una única vez.
• Pólizas y folios fiscales. Se envían en caso de una auditoría, solicitud de devolución o compensación fiscal.

El siguiente paso es que se aseguren que su información y departamento contable estén al día, de lo contario deben actualizarlo para una vez implementado el sistema contable no existan errores o fallas de origen. El tercer paso es analizar las opciones de los softwares para que elijan el que cumpla con los requisitos de su negocio, además de las normativas del SAT. También debe ser fácil de manejar y tener la alternativa de ser compatible con otros sistemas que maneje su empresa, como el de control de inventarios, para que la información generada pueda ser intercambiada entre los distintos departamentos.

El cuarto paso es realizar la capacitación de su personal. Como mencionamos, la implementación de la contabilidad del tipo electrónica debe hacerse en conjunto. Por esta razón su personal juega un papel muy importante, y para que pueda manejar el programa deben tener una capacitación integral, no sólo en el departamento contable, también en las áreas relacionadas que se ven afectadas por la contabilidad y que pueden influir en el proceso.

Un último paso es coordinar la implementación y realizar una revisión minuciosa para garantizar que todo se ajustará a los parámetros establecidos por el SAT para que puedan cumplir sus obligaciones fiscales y llevar a cabo de manera eficiente y segura la contabilidad de su negocio.

Los programas contables tienen muchos beneficios para las empresas si son implementados de forma adecuada, por lo que es fundamental que acudan con las mejores empresas para que los asesoren y adquieran el mejor programa de contabilidad para sus negocios, como SACTI, donde contamos con el mejor software contabilidad electrónica: CONTPAQi, un sistema integral que permite una amplia gama de opciones.

También les ofrecemos la capacitación de la mano de nuestro personal que se encuentra totalmente certificado para ofrecerles a nuestros clientes el mejor servicio en la implementación y configuración de las herramientas que requiera y posteriormente en el seguimiento de cada proyecto. Tenemos más de diez años de experiencia en el mercado y le garantizamos que sacarán el mejor provecho de sus herramientas contables. Para más información, pueden contactarnos en nuestras líneas telefónicas o por correo electrónico, donde con gusto los atenderemos.