Claves para llevar un correcto control de inventarios

En una empresa, ya sea de servicios o de producción, una de las claves para el éxito de los procesos es tener un correcto control de inventarios, puesto que de esto dependen tres de los puntos esenciales para las actividades de los negocios: el suministro de sus productos a los vendedores o clientes finales, el almacenamiento y la accesibilidad a artículos y materiales básicos para la producción y funciones administrativas. Además, un adecuado control en el inventario te permite tomar decisiones vitales para tu negocio, desde la cantidad de material que requieres adquirir para optimizar tu producción, de qué cantidad de producto dispones para cubrir las necesidades de tus clientes, hasta cuales son los gastos fijos de tu oficina para anexar al presupuesto.

Te damos la bienvenida al blog de SACTI, donde ponemos a tu disposición información acerca de los servicios y productos de facturación y contabilidad que brindamos. En la entrada de hoy te hablaremos de las claves que necesitas conocer para tener un adecuado control de inventario en tu empresa. El inventario es un elemento fundamental que te permitirá llevar un control administrativo de tus pasivos y activos, así como a tomar las decisiones de compra y venta de productos y materia prima.

Todos los negocios dependen de tener un inventario en orden, fácil de acceder y comprender y disponible en el momento que se necesite. De otra manera, los procesos de producción, compra o venta pueden retrasarse debido a que desconocemos si contamos con los materiales, suministros, herramientas o productos para llevar a cabo estas acciones. Por lo que es fundamental mantener un control total sobre los inventarios.

Sin embargo, si no se cuentan con las herramientas necesarias, el tener un control se convertirá en una tarea titánica, puesto que es un campo muy amplio, que de manera general se agrupa en dos áreas: la gestión del inventario y su optimización. Cada área representa retos distintos que deben ser atendidos por separado.

La clave para la gestión de un inventario es el uso de un software de gestión, que tiene como objetivo mantener los procesos que se relacionan con el inventario lo más eficaces posibles. Esto se logra gracias a que el software se encarga de mantener el registro digital del inventario actualizado. Por ende, en cualquier momento podrás conocer que productos tienes disponibles, sin necesidad de realizar una inspección física del inventario, la cual conlleva el invertir personal y tiempo, además de que el conteo manual es susceptible a errores.

En la actualidad, existen una gran variedad de softwares especializados en el control de inventarios, por ejemplo, el que ofrece SACTI, que te permite ingresar los registros de todos tus productos. Además, cada una de las operaciones que realices dentro del sistema, quedarán registradas de manera inmediata. Si se implementa en todos los departamentos de tu empresa, acelerará de manera significativa los reportes de los activos con los que dispones y en que se han utilizados de manera precisa.

Regularmente, los sistemas de gestión de inventarios suelen confundirse con los de contabilidad, pero estos últimos son diseñados para proporcionar reportes financieros y de facturación electrónica, mientras que los de inventario ayudan a administrar con precisión los productos y materiales que entran, salen y son utilizados en la empresa; esto el mejor tiempo posible y con una mínima inversión de capital humano.

Por otra parte, la optimización del inventario, la otra parte esencial del control de inventarios tiene como fin maximizar el resultado financiero de tus inventarios. En otras palabras, busca reducir los costes de almacenamiento, evitar situaciones de desabasto, prevenir la compra excesiva de materiales (sobre todo si son perecederos), entre otras. Esto con el fin de reducir lo más posible los gastos de tu empresa, puesto que un inventario existe como una anticipación de una necesidad futura de ciertos productos.

Por lo anteriormente mencionado, podemos deducir que la clave para surtir de manera adecuada el inventario es tener en cuenta los puntos anteriores, debido a que si un inventario es demasiado grande los costos de administración y almacenamiento aumentan exponencialmente, y si, por ejemplo, tu empresa utiliza productos perecederos, es probable que no los ocupes a tiempo, pase su fecha de caducidad y se conviertan en pérdidas económicas.

Por otro lado, si tu inventario no cuenta con suficientes productos, no podrás cubrir con tus necesidades de producción o venta, se retrasarán o detendrán los procesos y tendrás que realizar compras de materiales de manera continua; todo esto genera costos extras que no se prevén y también pueden reflejarse en pérdidas económicas significativas.

Por ello es que una adecuada optimización del inventario se enfoca en las decisiones de: cuándo y cuánto producto debe adquirir tu empresa, dónde se va almacenar (dentro o fuera de las instalaciones de la empresa) y durante cuánto tiempo (si son perecederos o no), y que artículos requieren de una revisión física por su misma naturaleza.

Tanto la optimización como la gestión del inventario trabajan en conjunto, aunque pueden funcionar de manera independiente. Sin embargo, la clave del adecuado control de inventarios es que para tomar las decisiones que más beneficien a tu empresa, ambas áreas deben trabajar a la par, para complementar la información y los resultados.

Aunque se debe tener en cuenta que la gestión del inventario se realiza mediante un software que, una vez cargada la información, permite la automatización de los procesos de entrada y salida, pero por su parte, la optimización es un análisis que debe ser realizado por un especialista que conozca a la perfección tu empresa y que a base de estadísticas pronostique la posible demanda futura y establezca un cálculo aproximado.

Si ambos, la gestión y la optimización, se realizan de manera adecuada, el control del inventario dará como resultado una mejora en los procesos, disminuirán tus tiempos de producción, los gastos y tu capital humano trabajará con más efectividad. Para la gestión de inventarios SACTI pone a tu disposición un software especializado para la administración de inventarios que permite el registro de compras, entradas y salidas, control de saldo por almacén y puede enlazarse a tu sistema de compras, entre otras características.

En SACTI contamos con más de diez años de experiencia ofreciendo productos y servicios enfocados en facturación electrónica, control de inventarios, cuentas por cobrar, entre otros. Para más información, dudas o cotizaciones comunícate con nosotros a nuestro teléfono y correo electrónico.