¿Cómo deben las PYMES controlar sus inventarios?

El buen control de inventarios, aunque es una tarea un tanto onerosa y no es algo que la mayoría de los minoristas disfruten, es esencial para el éxito de los negocios. No importa qué tan buenos sean sus esfuerzos de mercadotecnia o qué tan amigable sea su personal, si no almacenan productos que los clientes quieren o no hay una buena gestión de ellos, se reflejará de manera negativa en los resultados.

Antes de tomar en serio los controles de inventarios, necesitan tener las herramientas adecuadas, en este caso, los minoristas necesitarán un software con capacidades de administración de inventario.

De igual manera que no puede construirse una casa sin un martillo y clavos, no pueden esperar controlar el inventario si no están utilizando las herramientas adecuadas para rastrearlo. Por fortuna con el software de gestión, pueden hacer un seguimiento de los costos de inventario y la cantidad disponible así como configurar los puntos de pedido, para que nunca se quede sin sus artículos más solicitados.

También pueden realizar un seguimiento de las materias primas (productos en bruto), e incluso ver informes sobre las mercancías más vendidas, además, con el software de control como el que en Sacti ponemos a su alcance, los niveles de stock se ajustan automáticamente cada vez que se realiza una venta: se trata de inventarios en tiempo real.

Ya sea que venda camisetas, electrónicos, productos doméstico, etcétera un sistema de control funcionará como un punto de contacto e intersección donde la lógica de negocios y las transacciones comerciales en tiempo real se encuentran.

Además de contar con las herramientas adecuadas para el trabajo, también deberán implementar algunas técnicas de administración de inventario así como ciertas prácticas para optimizar el control de existencias. El software mencionado es un complemento invaluable de datos que pueden aprovechar para aplicar algunas de las siguientes técnicas de manejo de inventarios:

1. Tiempo de espera

El tiempo de entrega es la cantidad de tiempo que transcurre desde el inicio de un proceso hasta la llegada del resultado. Cuando se realiza un pedido de compra con un proveedor, el tiempo de entrega es la cantidad de tiempo requerido para recibir los artículos en stock.

Dado que los proveedores deben ser responsables con la entrega de productos, es esencial que tengan un conocimiento sólido del tiempo de entrega desde la orden de compra hasta su recepción. También es importante tener en cuenta que los diferentes productos del mismo proveedor pueden tener diferentes plazos de entrega, por lo que debe hacerse una planificación en consecuencia.

2. Pronóstico.

Saber lo que necesitan es esencial para controlar los niveles de inventario. Si han estado en el negocio durante algunos años, la mejor manera de pronosticar sus necesidades de productos es mediante registros de inventario y datos históricos de su sistema, por ejemplo, digamos que están a punto de hacer su primera compra de inventario de verano; pueden obtener un informe de ventas por artículo para ver cuáles fueron sus artículos más vendidos del verano pasado, lo cual puede servir como punto de partida para su orden de compra actual.

3. Primero en entrar/primero en salir

El enfoque de primero en entrar/primero en salir, es especialmente importante para los dueños de negocios que se ocupan de productos perecederos como alimentos y bebidas, flores, maquillaje e incluso productos farmacéuticos. Los artículos que se estropean o se deterioran antes de que puedan venderse reducirán los márgenes de ganancia. Ya sea que gestione una tienda minorista o un restaurante, la mejor manera de aplicar tal enfoque es poner nuevos artículos detrás de los más antiguos para asegurar que estos últimos se vendan primero.

4. Contratar un gerente de control de inventario

Otra técnica de gestión de inventario es el control de calidad. Aunque la confianza es importante, ya sea que quieran creerlo o no, existe la posibilidad de que sus proveedores les estén «robando» de manera involuntaria o deliberada. La mejor manera de resolver este problema es contratar un administrador de control de inventarios.

Si no pueden permitirse contratar a alguien con el único propósito de controlar el inventario, pueden asignar a uno de sus empleados de confianza para que sean responsables de la admisión y la inspección del producto durante el proceso de recepción y así garantizar que el proveedor esté entregando cantidades de calidad, en buen estado así como correctas.

5. Auditoria de inventario físico

Muchos consideran que la tarea más dolorosa y tediosa de la gestión de inventario es el recuento del inventario físico, un mal necesario que todos los dueños de negocios o gerentes deben soportar, dado que no pueden vender lo que no tiene físicamente a la mano, es esencial realizar un conteo de inventario físico una o dos veces al año. La buena noticia es que pueden utilizar los datos de su sistema, para comparar los inventarios que su software dice que tienen en su inventario real.

6. Controlen la contracción del inventario

Cuando se trata de la administración de existencias y del control de inventarios, no se puede hablar de ellos sin mencionar la reducción, un término más eufemístico para el robo, cuando los artículos salen de su tienda sin que se paguen o se pierden por completo, a ello se denomina reducción de inventario.

La contracción del inventario es un problema real que puede tener un impacto severo en los balances finales si no toman medidas para cortarla de raíz, para los controles internos, el software de gestión de inventario no solo les ayudará a mantener controles estrictos, sino que también rastreará cada transacción y función que ocurra en el punto de venta durante el turno de los empleados.

Desde una perspectiva externa, hay pasos que pueden tomar para asegurarse de que su negocio no sea un punto de acceso para el robo de tiendas. Tácticas de prevención de pérdidas en las pymes son la vigilancia electrónica de artículos, la identificación por radiofrecuencia, y las etiquetas RFID.

Esperamos les haya gustado esta publicación, no olviden contactarnos si desean nuestro software de gestión de inventarios o si desean el respaldo de expertos en lo relativo al sistema Contpaqi. ¡Gracias por su visita!