¿Cómo identificar a un buen proveedor para facturar en línea?

En México, el uso de las facturas electrónicas es obligatorio para todas las empresas y particulares, por ello es necesario contar con un proveedor que brinde la plataforma y los folios para facturar en línea. Los mejores proveedores deben brindar un servicio integral, asesoría, soporte técnico y seguridad para los datos fiscales, por lo que es necesario saber identificar a los mejores.

Nuevamente sean bienvenidos al blog de SACTI, un espacio que hemos diseñado para compartirles temas de interés relacionados con los softwares y herramientas contables y para la facturación que les ofrecemos. En la entrada de este día les hablaremos acerca de cómo identificar a un buen proveedor de una plataforma para facturar por internet.

El realizar las facturas de los servicios y productos que ofrece una empresa por medio de un sitio web ha facilitado sustancialmente la contabilidad, ya que las facturas electrónicas son fáciles de hacer, rápidas y gracias a sus sistemas de comprobación de datos, los errores humanos se disminuyen al mínimo y pueden realizarse en cualquier dispositivo que tenga una conexión a internet, desde una computadora, hasta un dispositivo móvil.

Obligatorio para todos los contribuyentes desde el 2014, para la facturación en línea es necesario contar con el servicio de una plataforma autorizada por la Secretaría de Hacienda, que nos permita emitir comprobantes fiscales con todos los requisitos que solicita el SAT para que sea válido. De igual manera, la plataforma debe ser fácil de utilizar, con un sistema gráfico amigable con el usuario y que cuente con soporte técnico para resolver los inconvenientes que puedan llegar a ocurrir.

Al momento de elegir al proveedor para facturar en línea es importante tener en consideración algunos puntos, ya que de esta elección dependerán gran parte del éxito de sus finanzas personales o las finanzas de su empresa. Además, si cuenta con un sistema de contabilidad, es necesario que la plataforma sea compatible con este.

El primer punto que deben considerar, como lo hemos mencionado, es que la plataforma esté autorizada por el Servicio de Administración Tributaria, quienes otorgan y supervisan que los proveedores cumplan con todos los estándares y requisitos básicos para ofrecer un servicio de facturación electrónica a los contribuyentes, ya sean personas físicas o morales.

Las plataformas de facturación electrónica, además de la generación de comprobantes fiscales, almacenan y procesan la información que los componen y se encargan de resguardarlos de una forma segura, a modo de que evite la intrusión de cualquier persona no autorizada, ya que recordemos que la información que se maneja es sensible y de gran valor para las empresas y sus clientes.

De igual manera, las plataformas deben respetar los requisitos legales que conforman las facturas y deben contar con un sistema que efectúe el sellado o timbrado del comprobante, ya que es muy importante que el timbrado cuente con la última actualización para que cumpla con las normas emitidas por la ley. Las obligaciones fiscales que tienen los proveedores de facturas electrónicas son:

• Validar los requisitos del comprobante.
• Asignar folio fiscal.
• Incorporar el sello digital del SAT.

Otra característica que deben tener los proveedores de servicios para facturar en línea es un excelente servicio al cliente. Esto es fundamental para aclarar cualquier duda o problema que pueda surgir al momento de realizar una factura electrónica, sobre todo con los nuevos usuarios que no están familiarizados con estas plataformas. Además, existen factores que están fuera de su control que pueden afectar la emisión de las facturas y un buen servicio al cliente puede sacarlos de apuros y no interrumpir su ritmo de trabajo.

La mejor forma de evaluar el servicio al cliente antes de contratar al proveedor es por medio de sus horarios de atención, los días en que laboran y el número de medios de comunicación con los que cuentan y que estos sean accesibles desde cualquier lugar y situación, como servicios telefónicos o un chat en línea.

También deben conocer a fondo los servicios que ofrece, ya que no sólo se trata de la emisión de comprobantes fiscales, debe ser un servicio integral de la mejor calidad, que se adapte a las necesidades de su empresa y desarrollen soluciones a la vanguardia que les permita a ustedes y su negocio ser más competitivo. Al igual que las herramientas que ofrecen sean fáciles de usar, y le ahorren tiempo al departamento contable.

Para el caso de la seguridad de su información, es importante que el proveedor cuente con alguna certificación. Esto es un plus entre los proveedores de este servicio, ya que no es algo obligatorio, pero sí aumenta su seguridad de que el servicio que se contrata es de calidad, puesto que las certificaciones garantizan y aprueban que los procesos en los que se realizan la emisión de comprobantes fiscales son óptimos y fueron puestos a prueba por terceros mediante auditorias, análisis, estudios e implementaciones de procesos para eliminar las fallas y errores que pudieran surgir.

Antes de contratar, analicen el precio de los paquetes que la empresa ofrece, el número de timbres que les permitirá emitir y si el costo-beneficio es el adecuado. No siempre el proveedor más caro es el mejor ni es más económico te permitirá ahorra, debe existir un balance entre la calidad del servicio y los precios que ofrezca.

Por último, los proveedores de servicios para facturar en línea deben no sólo tener presencia en internet, parte muy importante para que puedan contactarlos por cualquier medio es que tengan presencia en las redes sociales. De este modo tendrán un buen acercamiento con los clientes, además que podrán obtener comentarios de otros clientes o posibles clientes que ya han contratado el servicio de ese proveedor con anterioridad.

La mejor plataforma en el mercado para facturar en línea es Fénix Web, el sistema de facturación electrónica más popular y sencillo de usar; con él podrán emitir comprobantes fiscales digitales con las características requeridas por el SAT. Fénix Web soporta cualquier adenda, complemento y diseño personalizado de factura.

En SACTI somos proveedores de esta plataforma y contamos con todas las características para ser el mejor proveedor del mercado nacional. Para conocer más acerca de los servicios de SACTI o las características de Fénix Web los invitamos a comunicarse con nosotros a través de correo electrónico, teléfono o por el chat en línea de nuestro sitio web.