Ventajas de la contabilidad electrónica

En nuestros días, hay prácticamente muy pocas cosas que no entran dentro del mundo digital, y por supuesto la contabilidad no se podía quedar atrás, es así que nace la contabilidad electrónica. Ésta se refiere a llevar los registros contables en su totalidad a través de medios y plataformas digitales y electrónicas. De igual manera la revisión por parte de las autoridades se hace a través de estos mismo medios. Es por eso que los contadores modernos y que deseen permanecer vigentes, tienen que estar actualizados en temas de tecnologías de la comunicación.

En el caso específico de México, la contabilidad electrónica se explica como la obligación que tienen las personas físicas y morales de enviar cada mes a través de internet su información financiera con respecto a ese periodo. Esta información será recibida y analizada por el Servicio de Administración Tributaria. Desde el año 2016 manejar de esta manera electrónica la contabilidad de volvió obligatorio para todos los contribuyentes.

Esta nueva disposición dio como resultado el nacimiento de otro concepto importante: la firma electrónica. Dicha rúbrica tiene su origen en la preocupación de dotar de legalidad y autenticidad los documentos que se envían a través de las plataformas contables, pues aunque las tecnologías de la información tienen muchos beneficios, hay dos temas que siguen preocupando a todos: la seguridad y la privacidad. Es por eso que para asegurar la transparencia de información, todos los documentos deben ser enviados con firma electrónica, también conocida como FIEL.

Recientemente también se creó la e.firma que tiene la misma validez que una firma autógrafa. El SAT especifica que ésta consiste en un archivo que asegura la verificación de la identidad del contribuyente para cualquier trámite que realice ya sea ante Hacienda u otras entidades gubernamentales.

¿Quiénes están obligados a presentar su contabilidad de manera electrónica?

-Personas físicas: Esto se refiere a todas aquellas personas que realicen actividades empresariales, profesionales o que se dediquen al arrendamiento de bienes inmuebles, deberán mandar su información y presentar sus declaraciones de la manera antes mencionada. Sin embargo se exceptúan ciertos casos específicos como las personas que la ley no obliga a llevar contabilidad. Hay otras fuentes de ingresos que tampoco están obligadas, como por ejemplo: cuando hay enajenación de bienes, premios, intereses o dividendos y sobre todo las esporádicas.

-Personas morales: Toda persona moral a partir del 2016 deberá presentar su contabilidad y declaraciones a través del portal del SAT, exceptuando los casos que la ley permite, como es asociaciones religiosas, asociaciones de trabajadores y aquellas autorizadas para recibir donativos (siempre y cuando no superen los dos millones de pesos). Sin embargo, hay empresas que luchan legalmente para evitar que su información tenga que ser enviada por el miedo a que sea robada a través del internet y usada con fines negativos.

Ya que se tiene más claridad sobre el tema, pasemos a conocer las ventajas. Es entendible que para muchas personas haya resistencia al cambio (lo mismo pasó con la facturación electrónica), sin embargo con el paso del tiempo nos acostumbramos a este sistema  que es más sencillo y fácil de operar.

-Hay un ahorro significativo económico y de recursos, pues al tener los libros contables de manera digital, se ahorrará tanto en papel, impresión y en espacio donde almacenar dichos libros.

-Manejo efectivo y práctico de los archivos, al llevar una contabilidad electrónica, los archivos se pueden organizar de una manera más accesible y estarán siempre disponibles, de igual manera su almacenamiento es más práctico.

-Información mejor resguardada, pues se podrá almacenar en dispositivos de almacenamiento físicos o en la nube, recomendamos  analizar bien las  características de ambas  opciones para  decidir la que  te conviene más, así como siempre tener respaldos.

-La inversión inicial que implica la migración se recupera en pocos meses, esto debido a los ahorros antes mencionados, por lo que en cuatro o cinco meses el gasto ya se ha recuperado.

-Integración del sistema de facturación electrónica al nuevo sistema de contabilidad, de esta manera ya podrás tener ambos sistemas en uno y operar de una manera más eficiente.

-Confidencialidad y seguridad en cuanto a información fiscal se refiere, pues los sistemas de contabilidad electrónica encriptan la información para enviarla y que el SAT la reciba. Por lo que no debe haber temores al respecto, a diferencia de los antiguos libros contables, nadie podrá ver los datos de tu empresa.

-Ahorro de tiempos y trámites, pues este modelo electrónico permite realizar todo tipo de trámites fiscales desde la comodidad de la computadora. También las auditorías internas se facilitan.

Como se puede apreciar, tiene muchas ventajas que ofrecer a las personas que la usan y sobre todo es práctica para la operación del negocio, la empresa o el profesionista. Tener un grupo de expertos contadores es la mejor inversión para tener la tranquilidad de que la salud financiera de la organización se está monitoreando constantemente.

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