¿Cuáles son las ventajas de contar con una contabilidad electrónica?

El avance de la tecnología informática ha traído consigo una amplia gama de herramientas que se aplican para la gestión de los diversos departamentos de una empresa. Una de las áreas que más se ha beneficiado es la contable, que con la contabilidad electrónica, la gran tarea de reunir las facturas, gastos e ingresos de cada departamento dejó de ser una actividad tardada para volverse más eficiente, y se evita la pérdida de documentos que era tan común cuando se llevaba un registro en papel.

Les damos la bienvenida al blog de SACTI, un espacio creado por nuestros especialistas, en donde podrán encontrar información acerca de los servicios que ponemos a tu disposición. En esta ocasión les hablaremos acerca de las ventajas de contar con un sistema contable electrónico.

En México, desde hace algunos años, tanto empresas como particulares están obligados a realizar su facturación de forma electrónica para facilitar la presentación de sus declaraciones anuales. Bajo esta línea, las empresas han aprovechado las ventajas que los avances tecnológicos traen consigo para implementar sistemas computacionales para controlar todo su departamento contable y no sólo las facturaciones.

De esta manera, los procesos se hacen más rápidos y efectivos, ya que anteriormente la contabilidad de las empresas conllevaba una tarea titánica, en la que se requería reunir la información y documentos de ingresos y egresos, facturas y todo lo relacionado con la contabilidad en cada uno de los departamentos de la empresa, lo que representaba una inversión considerable de tiempo y durante el proceso se estaba expuesto a cometer errores o extraviar documentación que afectaban al proceso contable.

La contabilidad electrónica, por su parte, es una forma rápida, moderna y segura, que  representa un ahorro económico al reducir los tiempos necesarios para llevar una correcta contabilidad, disminuyendo al personal requerido y evitando que el departamento contable y el resto de la empresa gaste una cantidad exagerada de papel en la impresión de documentos que pueden llegar a perderse. Asimismo, el manejo de los archivos digitales y facturas electrónicas es más sencillo y ordenado, permite un fácil resguardo y respaldo de tu información, todos los procesos fiscales son más fáciles y seguros y se tiene una total confidencialidad de la información fiscal.

Ventajas de implementar un sistema electrónico de contabilidad

Como mencionamos, el contar con un sistema electrónico contable trae amplias ventajas para las empresas y en la actualidad es inimaginable ser competitivo en el mercado moderno sin contar con uno. La primera ventaja y por lo que se popularizó su uso, es el ahorro económico puesto que el departamento contable ya no requerirá de tanto papel para la impresión de documentos y generar los libros contables. Además, que se pueden ahorrar el espacio físico donde se almacenaban los registros.

Aunado a que todos los documentos y archivos contables serán digitales, se tendrá un manejo más efectivo de los archivos, ya que son más sencillos de administrar, compartir y respaldar. De igual manera, tendrán acceso a ellos de manera fácil y rápida, pudiendo consultar la información que se requiera de manera inmediata ingresando al sistema.

Asimismo, el resguardo de la información será más seguro. Anteriormente cuando se utilizaban documentos impresos, durante los procesos de contabilidad era muy fácil perder, dañar o traspapelar algún archivo importante, poniendo en riesgo una adecuada contabilidad. Además, los libros contables mal almacenados estaban expuestos a daños por el tiempo, el polvo, la humedad y hasta el fuego o los desastres naturales. En cambio, los archivos digitales no requieren de un gran espacio físico y tienen múltiples formas de respaldo, desde un disco duro portátil o una memoria flash, hasta un almacenamiento en la nube o en un servidor dedicado, por lo que si se daña algún dispositivo o el equipo de cómputo donde se almacenan los datos del sistema contable, se puede recuperar la información fácilmente.

Otra ventaja de la contabilidad electrónica es mayor seguridad para la información confidencial de la empresa y sus clientes, puesto que todos los sistemas de contabilidad cuentan con varios niveles de seguridad para proteger la información de cualquier intruso indeseado, ya sea externo o dentro de la misma empresa. De este modo se garantiza la seguridad de la información fiscal sensible de todos los departamentos y de los clientes.

Los procesos fiscales también se realizan con mayor facilidad, ya que no es necesario asignar un gran numero de personal e invertir cientos de horas al mes para realizar los libros y presentar las declaraciones fiscales. También se librarán de hacer largas filas o llevar decenas de documentos a oficinas del SAT, puesto que todos estos trámites y procesos se pueden realizar desde la comodidad de su oficina, sólo se requiere de una computadora conectada a internet.

Una última ventaja, como ya mencionamos, es que el respaldar tu información en papel es un proceso complicado que requiere de una gran inversión en tiempo y dinero. Debes asignar y adecuar un espacio físico para su resguardo y aun así los documentos pueden estar expuestos a elementos que pueden dañarlos. Por su parte, los documentos digitales pueden ser respaldados en cuestión de minutos de forma segura, sin requerir demasiado espacio y en distintos medios, lo que permitirá que puedas consultarlos en cualquier momento de manera fácil y rápida con unos cuantos clics.

El implementar la contabilidad electrónica en una empresa puede parecer una tarea difícil y que conllevará mucho tiempo en capacitación y adaptar a su personal, por ello es por lo que muchas empresas aún tienen una contabilidad tradicional. Sin embargo, para poder competir en el mercado actual, contar con un software contable es indispensable para su organización.

En SACTI contamos con el mejor software contabilidad electrónica Contpaqi, un sistema integral que permite una amplia gama de opciones; también les ofrecemos la capacitación de la mano de nuestro personal que se encuentra totalmente certificados para ofrecerle el mejor servicio en la implementación y configuración de las herramientas que requiera y posteriormente en el seguimiento de cada proyecto. Tenemos más de diez años de experiencia en el mercado y les garantizamos que sacarán el mejor provecho de sus herramientas contables. Para más información, pueden contactarnos en nuestras líneas telefónicas o por correo electrónico, donde con gusto los atenderemos.