Errores comunes que deben evitar al facturar con el CFDI 3.3

Desde el 2018 para facturar en línea se usa el CFDI 3.3, la nueva versión emitida por el SAT para mejorar y facilitar la facturación de los contribuyentes, ya sean personas físicas o morales. Sin embargo, debido a las modificaciones realizadas en los distintos parámetros y datos que debe incluir una factura, es común que se cometan algunos errores que pueden generar problemas al momento de emitir un comprobante fiscal. A continuación les comentaremos los errores más comunes que deben evitar.

El primer error que se comete al emitir un CFDI es pensar que el programa de facturación en línea o el servicio que utilicen no los dejará cometer error. Si bien el nuevo CFDI 3.3 tiene validaciones antes del timbrado para reducir los posibles errores, estas validaciones son aritméticas, o en el caso de datos fiscales dados de alta, como el RFC del cliente.

Existen otros campos en los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet en los que los emisores pueden cometer errores al momento de llenarlos y emitir la factura, sin que el sistema o el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) lo detecten y eviten.

Régimen fiscal del emisor

Este error es muy común, sobre todo en las nuevas empresas que no tienen experiencia con la facturación en línea. Al momento de realizar la configuración del sistema o servicio en línea para facturación electrónica se debe definir el tipo de “Régimen Fiscal” en el cual se encuentra el emisor.

Existen diferentes regímenes de acuerdo con la actividad a la que se dediquen y si son personas físicas o morales; debido a que los nombres de los regímenes pueden parecerse, es común que se coloque el erróneo, por ejemplo, una persona física con actividad empresarial y profesional que pone que se trata de una persona física por sueldos y salarios e ingresos asimilados a salarios. En ambos casos se tienen obligaciones fiscales diferentes, y ya que ni el PAC ni el sistema les impedirá que emitan el CFDI con esa información, al momento de presentar su declaración portal tener problemas. Por esta razón, al configurar de manera inicial sus sistemas para facturar en línea, es necesario que se cercioren del tipo de régimen al que pertenecen y cuál es el que tienen que dar de alta.

Mal uso del Método de pago PUE o PPD

Otro de los errores comunes es hacer un mal uso de los métodos de pago PUE (Pago en Una sola Exhibición) y PPD (Pago en Parcialidades o Diferido). Esto puede generar problemas cuando realicen su balance mensual y anual, ya que puede que no cuadren las cifras. El método de pago PUE se utiliza sólo cuando el CFDI esta pagado o se paga al momento de la emisión. En cambio, el método PPD se utiliza para los CFDI que aún no se han pagados y se coloca como forma de pago “Por definir”.

Definir la “Forma de Pago” antes del pago

Esta práctica era algo muy común con la versión 3.2 del CFDI, puesto que los emisores determinaban la forma de pago antes de ser pagada y no importaba si no coincidía realmente, lo que trajo muchos problemas fiscales a las empresas. Sin embargo, con la implementación del CFDI 3.3 se debe tener mucho cuidado al momento de definir la forma de pago, puesto que con base en este dato, el SAT podrá determinar las diferencias de impuesto, y en caso de hacer una mala selección se harán susceptibles a multas y sanciones.

Refacturación por uso del CFDI incorrecto

Anteriormente, si se hacia un uso incorrecto de un CFDI, las empresas realizaban una refacturación, pero en algunos casos no se cancelaba la factura original, lo que generaba un problema al existir dos facturas, pero solo una pagada. Sin embargo, el SAT ha establecido que los CFDI que contengan el “Uso de CDFI” incorrecto no generan ninguna penalización para los emisores ni problemas para deducir y acreditar por parte del receptor, por lo que es fundamental que se lo informen a sus clientes, además ellos son responsables por seguir la guía de llenado del SAT para que no se generen problemas.

Si ya han cometido este error varias veces, deben hacer énfasis a sus clientes para que las próximas facturas sean corregidas.

Refacturación por nombre incorrecto

A veces los clientes solicitan una refacturación por tener un nombre incorrecto en la factura. Esto se suele dar sobre todo cuando en el nombre del cliente hay alguna abreviatura y se emite el CFDI con los datos que proporciona, pero cuando revisan su RFC, descubren que su nombre no debe estar abreviado. Sin embargo, no es necesario refacturar en esos casos, ya que esto no generará problemas a futuro, ni para el emisor ni para el receptor, ya que es una abreviación válida.

Todos estos errores no son identificados por los sistemas de facturación, por lo que es fundamental que se ponga atención para evitarlos. En caso de que tengan dudas al emitir un CFDI con la versión 3.3, les recomendamos que se acerquen con su contador público, o se comuniquen a la mesa de ayuda de su PAC, para que los expertos los asesoren en el tema.

Que sus facturas no tengan errores es fundamental para que puedan cumplir con todas sus obligaciones fiscales y eviten ser sancionados o recibir una auditoria por parte del SAT. También es muy importante contar con el mejor PAC, como FenixWeb, que sea fácil de utilizar y tenga todas las opciones necesarias para la facturación, de esta manera se reducen los posibles errores.

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