La Facturación Electrónica es un proceso que consiste en la emisión electrónica de un comprobante fiscal, el cual sirve para validar una transacción económica y comercial entre una empresa y sus clientes; esta factura o Comprobante Fiscal Digital por Internet, CFDI, se envía de forma automática al Servicio de Administración Tributaria para que la valide, le otorgue un timbre fiscal y sea entregada al cliente o el usuario que pagó por bienes o servicios. Para agilizar el proceso, se requiere de un proveedor de servicios de facturación electrónica como Fel facturación, sistema que permite generar las facturas, recibos de arrendamiento o de honorarios en su formato digital y enviarlos al SAT a través de Internet de forma instantánea; los archivos que se utilizan son los formatos XML, el único legible para el sistema del SAT, pero podemos obtener una representación impresa en archivos PDF.

Esta modalidad se incorporó en México debido a los cambios por la Reforma Fiscal y los cambios a la Ley del Impuesto sobre la Renta, por lo que su uso se volvió obligatorio en el año 2011, cuando también surgieron los software de facturación electrónica, que permiten generar y emitir facturas a través de Internet desde cualquier dispositivo. Hoy en día encontramos muchos Proveedores Autorizados de Certificación o PAC, quienes cuentan con distintos programas para generar los comprobantes fiscales CFDI y que son adecuados para pequeñas y medianas empresas, profesionistas independientes, grandes marcas o comerciantes locales, facturar de forma electrónica y mantenerse al día con los cambios y requerimientos del Código Fiscal de la Federación y del SAT.

Al elegir el sistema de facturación electrónica o Fel facturación, debemos buscar que:

  • Los programas cuenten con interfaces que se adapten al ERP que cada empresa cuenta y que le permitan realizar facturas, timbrarlas y enviarlas al cliente a su correo electrónico, sin realizar cambios a los sistemas administrativos con los que cuenta el negocio.
  • Sea una solución ágil, rápida, intuitiva y fácil de entender, que permita realizar las facturas y enviarlas a los clientes en cinco minutos o menos.
  • Que cuente con la protección y el respaldo de la información confidencial de la empresa y de cada comprobante fiscal.
  • Que realice respaldos automatizados de la información de las facturas.
  • Se integre con otras soluciones, como la de contabilidad electrónica, recibos de nómina o de adendas, de modo que ayude a incrementar la productividad y el manejo de la información, al facilitar el acceso a los datos desde un solo lugar.
  • Permita llevar un mejor control en los procesos de pago, cobranza y rastreo de información.

Además, es muy importante que nos aseguremos de que el PAC que nos interesa contratar se encuentra certificado y autorizado por el SAT, que cuenta con criterios rígidos para autorizar a estos proveedores para otorgar los servicios de factura, pues sus obligaciones principales serán validar que el cliente cumpla con los requisitos indispensables para una factura, asignar al comprobante el folio fiscal e incorporar el sello digital del SAT. Muchas personas aún se preguntan si es obligatoria la modalidad de la facturación electrónica; desde el año 2014 se declaró que los contribuyentes con ingresos por más de 250 mil pesos al año deben facturar de forma electrónica obligatoriamente; todo contribuyente con actividades económicas debe emitir facturas electrónicas a sus clientes para darle validez a dicho intercambio comercial, pero también para deducir impuestos y controlar los gastos de la empresa.

Fel facturación es un Proveedor Autorizado de Certificación autorizado y regulado por el SAT, que ofrece sus servicios a más de 120 ciudades en México y que forma parte de la Asociación Mexicana de Entidades Financieras Especializadas; con ellos podemos encontrar un sistema para la facturación en línea, con control centralizado en los folios, que se pueden personalizar con los logotipos de la empresa emisora. La plataforma permite el acceso de los clientes para que puedan facturar en cualquier momento que necesiten, sin importar el lugar o la hora; con la acción de un clic se enviará por correo electrónico el comprobante fiscal al cliente.

Con este sistema en línea se puede adquirir una solución para generar facturas electrónicas, adquiriendo paquetes de comprobantes fiscales digitales, con lo que se puede solucionar la necesidad de facturar a los clientes; es posible emitir, timbrar y validar las facturas, utilizar el sistema en línea Fel facturación, en el que se obtiene la información del catálogo de clientes, catálogo de productos y reportes generados; además se puede generar varios usuarios para que los vendedores de una misma empresa puedan generar las facturas a sus clientes; el sistema puede conectarse de forma remota al programa administrativo o ERP que la empresa o negocio utilice y permite el almacenamiento de los comprobantes fiscales emitidos bajo el centro de datos por cinco años, tiempo que almacena cualquier PAC mexicano.

Las actualizaciones del SAT se implementan con base en los requerimientos de dicho organismo para que el cliente se mantenga actualizado y cumpla en tiempo y forma con sus obligaciones fiscales; el plus es la generación de las adendas o elementos opcionales de las facturas electrónicas o comprobantes fiscales digitales, que solo se emiten cuando el cliente receptor de las facturas las requieren. Estos suelen ser grandes empresas o cadenas comerciales, ya que la adenda cuenta con datos específicos para ayudar al control de los procesos operativos, inventarios, sistemas contables y embarques, aunque cabe aclarar que la información contenida no tiene efectos fiscales, sino comerciales. Si deseas conocer más sobre las mejores prácticas para la emisión de facturas, contáctanos, en SACTI te asesoraremos para cubrir las necesidades específicas de tu negocio.