Haz que tu trabajo en la oficina sea más eficiente

No importa si eres el gerente del departamento o si apenas vas iniciando labores en la empresa, siempre es requerido un mejoramiento continuo en las tareas de oficina, por tu propio crecimiento personal y profesional, y a la vez, por el crecimiento de la compañía. Por eso hoy te damos un par de consejos muy sencillos que puedes poner en práctica: conseguir ya tu software Contpaqi o priorizar con listas, entre otros. Continúa leyendo si quieres saber de qué tratan estas acciones determinantes.

Pues bien, el eficientar el trabajo, no depende de una sola variable. Es un conjunto de acciones que entre todas pueden llegar a cambiar tus hábitos y ayudarte a permanecer siempre al corriente en tus fechas límites de entrega. Aunque el realizar uno o dos consejos de los que a continuación vamos a exponer, puede también ser muy útil, te recomendamos que tomes nuestro artículo como una estrategia completa. Comencemos…

Haz listas. Quizá parezca tonto, o incluso inútil. Te aseguramos que no lo es. Hacer listas de los pendientes a entregar permite que dispongas mejor de tus recursos para llevar a cabo las tareas. Anota todo aquello que debas entregar o terminar, de acuerdo a como surja. Escribe qué recursos requieres, si aplica. Un tip muy útil también es discriminar con colores aquellas tareas que son primordiales y dejar las que no lo son, al último, con otro color. Verás que de esta manera al menos no olvidarás nada. Agrega tantos detalles a las listas como desees.

Organiza tu espacio de trabajo. El ambiente donde uno se desarrollo es de vital importancia. Puede sonar un poco ridículo pero el tener un sitio organizado te ayuda a concentrarte mejor, a focalizar tu energía, a mentalizarte sobre el momento en que estás trabajando. Además, encontrarás lo que necesitas de manera más rápida.

Obtén tu software Contpaqi. Este software ayuda a distribuir mejor las actividades de contabilidad, así que ahorras lo que viene siendo las tareas tradicionales de esta área. No tendrás que arrastrar el lápiz sino que la información que vas agregando al software se actualiza muy fácilmente y es mucho más segura de guardar y disponer. Además, y como si fuera poco, la facturación se vuelve más sencilla. Por fortuna para ti, tenemos Contpaqi para que puedas probar los beneficios de forma inmediata. Te invitamos a que te pongas en contacto hoy mismo.

Descubre cómo puedes concentrarte mejor. Con esto nos referimos a que analices con entusiasmo de qué forma puedes concentrarte mejor. Para cada persona varía. Puede ser con música clásica o con cero ruido, bien, haciendo ejercicios de meditación previos, tomando un respiro entre tarea y tarea, trabajando en equipo o solo, en fin…hay miles de formas en que una persona puede poner su concentración en una tarea para terminarla. Te recomendamos que no inicies varias tareas simultáneamente puesto que interrumpes el ciclo de focalización. Podrás ser muy multitasking, pero si lo que queremos es terminar pronto, primero inicia las tareas más sencillas, después las más difíciles (a menos que las difíciles sean urgentes o prioritarias), y no saltes de una a otra.

Delega. Por algo existen los equipos de trabajo. Sabemos que nadie aprecia que se le encarguen más tareas de las acordadas, pero hay puestos que sigan tu comandancia o compañeros que puedan desarrollar las actividades que tú ya no tienes tiempo de hacer, hazlo: delega. Si tienes inquietud porque no confías en que se hará correctamente, entonces instruye previamente. Créenos cuando te decimos que es una inversión segura. Así podrás darte el tiempo de realizar las tareas que otros no pueden hacer por ti. Y seamos sinceros…tus compañeros o subordinados se sentirán útiles al poder ayudarte.

Olvídate de las nimiedades. Con nimiedades queremos decir, todas aquellas acciones que te quitan tiempo, aunque al parecer son insignificantes. Como ejemplo tenemos el abrir Facebook cuando llegas a la oficina, pasar a saludar a tus colegas, ir por galletas a la maquinita del segundo piso, ver cómo vuela la mosca…cualquiera de estas acciones te quitan tiempo. Lo que te recomendamos es que mejor, una vez que hayas terminado tu tarea, o una vez que sientas que tu cuerpo y tu mente necesiten un descanso (no lo hagas cada quince minutos, por favor), levántate de tu silla, ve por café (o por tu snack preferido), pasa a saludar a tus colegas (sólo un saludo, no una plática existencial), estírate…tómate cinco o siete minutos para despejar tu mente, pero eso sí, no abras ninguna red social, no las necesitas. Verás cómo tu organismo te agradece estos pequeños breaks y renueva fuerzas.

No te quedes horas y horas en la oficina. De hecho, llega un momento en que ya no estás trabajando eficientemente, sino simplemente gastando energía. Si es necesario que te mantengas media hora más frente a tu computadora, terminando el proyecto, hazlo, pero no se te ocurre pasar dos o tres horas más allí. Tampoco te lleves trabajo a la casa. Por supuesto, este consejo tiene sus excepciones, pero por regla general, no es saludable.

Recuerda que debes mantener un nivel de salud mental y corporal aceptable, así que no te estreses, no te presiones, trata de dejar en la oficina el trabajo pendiente. Quizá no lo sepas pero al dormir, la mente continúa trabajando, por eso en muchas ocasiones soñamos con ciertas situaciones que nos preocupan…deja que tu mente haga su propio trabajo natural y permite que al otro día te dé soluciones para tus proyectos. ¡Mucha suerte!