Llevar un óptimo y correcto control de inventarios es un factor determinante para el buen desempeño de las empresas y las utilidades que obtienen, sin un buen manejo de este tema puede haber pérdidas y una logística incorrecta. Por eso mismo es extremadamente importante que cada compañía cuenta con un inventario bien administrado y controlado. Se debe buscar que el control sea lo suficientemente bueno para que no se generen gastos innecesarios.

¿A qué se refiere la gestión de inventarios? Básicamente se trata del control y la planificación de éstos, pues hay tres factores importantes a entender y considerar:

1. ¿Cuál es la frecuencia con que se debe determinar el nivel de inventario de cada uno de los artículos?
2. ¿En qué momento es tiempo de solicitar más producto al proveedor?
3. ¿Cuál es la cantidad adecuada de producto a ordenar?

El seguimiento y control de inventarios es una actividad de suma importancia dentro de las gestiones de tu empresa, pues al tener claridad sobre los inventarios se pueden tomar decisiones bien pensadas e informadas, que ayudarán a reducir costos pues no se harán pedidos en exceso o no te encontrarás sorpresivamente con falta de mercancía, todo esto se traducirá en un mejor servicio para el cliente. Sin contar que al tener los niveles adecuados de inventarios podrás liberar flujos de efectivo.

Entendamos exactamente ¿qué es un sistema de control de inventarios?

Éste se refiere al mecanismo o proceso a través del cual una empresa o fábrica lleva la administración eficiente y clara del movimiento, es decir entradas y salidas de las mercancías y obviamente también se lleva un control de la información y los recursos que se generan a partir de este movimiento.

Al tener un sistema de gestión de inventarios te encontrarás con dos temas importantes: la clasificación del inventario y la confiabilidad en los registros, esto se refiere a qué tan importante es saber la cantidad de productos hay en existencia, así como la descripción exacta y detallada de cada uno de los productos que se manejen en la empresa.

Para entender claramente cómo se lleva dicho control y cómo se mide, es necesario conocer los 3 indicadores más importantes:

1. Stock máximo: Esto se refiere a la cantidad máxima de cierto artículo que quieres y puedes mantener en tu almacén, según el costo que eso representa para tu empresa, así como el tiempo que toma en agotarse. Los casos en los que se recomienda tener un stock grande son:

-El producto es de alta demanda, ya sea todo el año o en temporalidades.

-El costo de almacenamiento es reducido a diferencia del transporte.

-El proveedor tarda mucho tiempo en surtir el producto.

-Hay especulación sobre incrementos del precio.

2. Stock mínimo: Esto se refiere a la cantidad mínima de cierto artículo que deseas tener en tus almacenes, teniendo en cuenta que en caso de ser menor que el mínimo requerido, podría generarte un problema de abastecimiento y para ofrecer a tus clientes. ¿Cuáles son las situaciones en las que a una empresa le interesa tener un stock mínimo?

-Cuando el proveedor resurte de manera inmediata

-Cuando los costos de hacer un nuevo pedido son muy bajos, no importa la frecuencia o cantidad.

-Cuando se tiene claramente identificado que el artículo es muy poco solicitado y el costo es alto.

-Cuando hay acuerdos de mucha confianza con proveedores de cabecera.

-Ante la especulación de que el precio del bien bajará.

3. Punto de re-orden: Este es el punto de equilibrio, pues aún hay producto pero es momento de hacer un nuevo pedido para resurtir, pero sin que haya aún problemas de abastecimiento. Esto se hace teniendo en cuenta los tiempos de entrega de los proveedores.

Los beneficios de que tu empresa cuenta con un sistema de control de inventarios son muchos, pues esta gestión es un proceso que impacta directamente en muchas áreas de la organización o empresa, y a su vez es indispensable para la administración, ya que fallas en el sistema de inventarios puede generar altos costos y mala imagen ante los clientes.

Si la competencia es muy fuerte, la empresa no se puede dar el lujo de tener dinero parado en los almacenes o por el contrario, no tener la posibilidad de ofrecer al cliente el producto que necesita. La meta ideal es lograr el equilibrio entre oferta y demanda, y esto se logra llevando un orden adecuado, así como total conocimiento y control de los tiempos de recepción de mercancía de proveedores.

Algunos de los beneficios más destacables son:

-Elevar el nivel de calidad en cuanto a servicio al cliente se trata.

-Mejorar el flujo de efectivo dentro de la empresa.

-Reducir costos de fletes.

-Identificación y conocimiento de la estacionalidad de tus productos.

-Tener claridad sobre los artículos de lento movimiento y los que rápidamente se acaban.

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