Pasos clave para la implementación de un sistema de control de inventarios

El control de inventarios es la parte medular para las operaciones de una organización, además que contribuye significativamente en la generación de utilidades. El contar con un manejo eficiente del inventario trae muchos beneficios que deben aprovecharse en el crecimiento del negocio, desde mejorar el nivel del servicio al cliente, el flujo de efectivo de la empresa, hasta la reducción de costos en la transportación.

Pero el implementar un sistema para mantener bajo control su inventario también representa un gran reto para las empresas, es importante, que una vez que hayas decidido iniciar la implementación de este tipo de sistemas es su negocio, antes de iniciar el proceso conozcan los pasos que son necesarios para llevar a cabo con éxito su puesta en marcha.

Existen algunos pasos clave que son importantes que sigan para que la implementación del sistema sea un éxito. A continuación, les mencionaremos los más importantes, para que puedan guiarse por todo el camino. Lo primero que deben hacer es organizar y complementar toda la información necesaria de sus inventarios, este es un paso fundamental que les permitirá tener una visión más real de la situación que vive su empresa y su inventario, a partir de eso, podrán optimizarlos y saber en donde tienen que invertir más.

De igual manera, es de suma importancia que cuenten con un catálogo actualizado y depurado de todos sus productos. Puesto que es primordial eliminar aquellos que ya no manejan, los que se encuentran repetidos y tener un conteo real. Entre más información tengas sobre los productos que conforman su catálogo y estén adecuadamente clasificados, será más fácil categorizarlos.

Lo más recomendado es clasificar sus productos en al menos tres categorías principales, las cuales les darán un amplio panorama sobre los tipos de productos con los que cuentan y cómo deben gestionarlos. La primera categoría deben ser los productos de alta rotación, que son un tipo de producto que tiene un alto nivel de venta durante todo el año. La segunda son los productos de temporalidad donde entran aquellos que no tienen un nivel constante de venta, pero que en ciertas temporadas puede aumentar. Por último, están los productos especiales o sobre pedido. En esta clasificación se encuentran aquellos que pueden ser requeridos de manera eventual o por causas extraordinarias.

Otro paso clave para implementar un sistema de control de inventarios es definir cuánto tiempo tardan en tener los productos disponibles para los clientes, para ello se deben tener en cuenta dos factores: el tiempo de entrega de los proveedores y frecuencia de compra. El tiempo de entrega se refiere en lapso que, una vez hecho el pedido, tarda en llegar el producto a sus bodegas y está listo para ofrecerlo a los clientes. Es importante que, si su producto lleva alguna adecuación o preparación previa a poder ser ofrecida al cliente, sea considerado ese tiempo.

La frecuencia de compra se refiere al tiempo en que realizan ordenes de compra a ciertos proveedores sobre cada producto. Para obtener ese dato pueden revisar su historial de compraventa y establecer el promedio, considerando las dimensiones, costos y la rotación del producto pueden decidir comprar más o menos frecuentemente.

De igual manera deben calcular los máximos, los mínimos y los puntos de reorden, una vez que hayan calculado los datos anteriores podrán definir esta información. El stock máximo de los productos se recomienda tomar con una referencia de 60 días de ventas en unidades del producto, siendo la máxima demanda la cantidad mayor permitida dentro de sus inventarios.

El stock mínimo se toma de la misma referencia de tiempo en unidades y establece cuál es la menor demanda, que será la cantidad mínima de productos que deben tener dentro de su almacén. El punto de reorden es cuando se llega o se baja de la cantidad mínima son tener que superar la cantidad máxima con el pedido.

Con base en toda esta información tendrán bajo control sus inventarios, ahora es momento que los monitoreen en tiempo real. En este proceso es muy importante la función de su equipo de compras ya que cada producto tiene su propio comportamiento respecto a la demanda y rotación, por lo que deberán estar preparados para tomar decisiones importantes para hacer más eficiente la compraventa de los productos.

El último paso para poder implementar eficazmente un sistema de control de inventarios es la actualización constante de la información, las tendencias y las situaciones de cada producto suelen cambiar de manera constante. Por lo que es fundamental que tengan revisiones periódicas de la información y actualizarla de manera frecuente, principalmente sus mínimos y máximos.

Tal análisis es recomendable que sea realizado de manera anualmente o en los periodos que su negocio lo requiera, incluso puede llevarse varias veces al año para que se aseguren de contar con información verídica y en la que puedan confiar para las decisiones más importantes.

Una vez que hayan seguido todos estos pasos, seleccionen cuál es el mejor sistema de control de inventarios que se adapte a las necesidades de sus negocios y cuente con las mejores herramientas para cumplir con los objetivos de su empresa. De igual manera, deben asegurarse de que tenga el respaldo de una compañía que los asesore para su uso e implementación, así como les de un servicio técnico para poder resolver cualquier inconveniente o duda que se les presente.

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