¿Por qué deben cambiarse a la contabilidad electrónica?

La contabilidad se realizó manualmente hasta la década de 1980, cuando comenzó el advenimiento de las computadoras rápidas y los software fáciles de usar que eran tanto precisos como confiables; se trata de una historia llena grandes avances y descubrimientos, gracias a los cuales contamos hoy en día con excelentes sistemas de contabilidad electrónica como Contpaqi, el cual en Sacti ponemos a su disposición.

Sin embargo la evolución de la contabilidad no fue tarea fácil, ya que se necesitó del esfuerzo y la colaboración de especialistas en contabilidad y en informática para el desarrollo del software que hoy en día permite a muchas empresas realizar sus labores contables, sin las dificultades relacionadas con los métodos convencionales. En esta publicación les daremos una serie de motivos por las que deben considerar la posibilidad de migrar y cambiarse a los sistemas de contabilidad electrónica. Verán que una vez leído este texto, se convencerán de lo excelente que resulta esta idea. Sin más que agregar, demos comienzo con esta entrada que esperamos sea de su agrado, estimados lectores.

Para empezar, mencionemos que un sistema de contabilidad consiste en una colección de procesos, procedimientos y controles, los cuales están diseñados para recopilar, registrar, clasificar y resumir los datos financieros; estos son de suma  utilidad para la interpretación y la toma de decisiones de gestión. He allí la importancia de tales tareas.

La contabilidad electrónica implica el uso de computadoras, así como de software de contabilidad para registrar, almacenar y analizar datos financieros. Todo este sistema trae consigo muchas ventajas que no se encuentran disponibles para los sistemas de contabilidad analógicos y tradicionales. No es de extrañar por ello que sean cada vez más los negocios que optan por esta novedosa modalidad para cubrir sus actividades contables. Con respecto a las hojas de cálculo que se utilizaban antes de que apareciera en escena el software de contabilidad para el procesamiento de datos financieros, estas no proporcionan una solución escalable para fines contables y, por lo tanto, son una solución peligrosa para invertir, además de anticuada.

Ciertamente aún muchas empresas se confían de los métodos del pasado, por lo que para hacerles cambiar de parecer y animarles a adoptar la contabilidad electrónica en sus operaciones, a continuación les diremos una serie de razones que seguramente les convencerán:

• Automatización. Dado que todos los cálculos son manejados por el sistema, la contabilidad electrónica mediante software de calidad como Contpaqi, elimina muchos de los procesos mundanos y lentos asociados con la contabilidad manual. Por ejemplo, una vez emitidas, las facturas se procesan automáticamente, por lo que la contabilidad requiere de menos tiempo, el cual puede invertirse en otras actividades importantes para la empresa.
• Precisión. Los sistemas de contabilidad están diseñado para ser precisos hasta en el más mínimo detalle. Una vez que los datos son ingresados en el sistema, todos los cálculos, incluidas las adiciones y sustracciones, se realizan automáticamente sin ningún rango de error. Se trata de una de las grandes ventajas de la computación en comparación con la inteligencia humana.
• Accesibilidad a los datos. Al hacer uso del software de contabilidad, resultará mucho más fácil para las diferentes personas acceder a los datos contables fuera de la oficina de forma segura. Esto es particularmente válido si se utiliza una solución de contabilidad en línea.
• Debido a que los cálculos del software son tan precisos, los estados financieros preparados por este son altamente confiables.
• Cuando una empresa crece, la cantidad de actividades de contabilidad necesarias no solo aumenta sino que se vuelve más compleja. Por fortuna, con ayuda de la contabilidad electrónica, todo se mantiene sencillo gracias a que es más fácil revisar los datos usando el software de forma ordenada que revisar un montón de documentos en papel.
• Al usar el software de contabilidad, todo el proceso de preparación de cuentas se vuelve mucho más rápido. Además, las declaraciones así como los informes se pueden generar de forma instantánea con tan solo hacer clic en un botón. Con ello los gerentes no tendrán que esperar durante horas, e incluso durante días, para poner sus manos en un informe importante.
• Los datos que sean más recientes pueden guardarse y almacenarse en ubicaciones remotas para que estén a salvo de desastres naturales o accidentes provocados por la mano humana, como terremotos, incendios, inundaciones, y siniestros. En caso de desastres, el sistema puede ser restaurado de forma rápida en otras computadoras. Este nivel de precaución es considerado por el software Contpaqi que ponemos a su disposición.
• Dado que el uso de la contabilidad electrónica resulta mucho más eficiente que la contabilidad en papel, el trabajo se realizará más rápido con lo que será posible ahorrar tiempo. Además, también podrán ahorrar grandes cantidades de dinero al evitar recurrir a los servicios de demasiados profesionales de contabilidad cuyas tarifas suelen ser muy elevadas. Se trata sin duda de un excelente beneficio que la mayoría de las empresas sabrán apreciar.
• Observar las cuentas haciendo uso de una computadora les permitirá aprovechar la opción de inspeccionar sus datos en diferentes formatos. Cabe agregar que es posible revisar los datos en tablas y usar diferentes tipos de gráficos para una visibilidad más ordenada y sencilla.

Sin duda, la contabilidad electrónica representa un avance tecnológico revolucionario en el campo de la contabilidad empresarial. ¿Aún no utilizan esta modalidad contable dentro de su negocio? ¿Qué esperan entonces para hacerlo y mejorar todos sus procesos contables? Les garantizamos que encontrarán satisfacción plena al hacer uso de un software de calidad como el que en Sacti ponemos a su disposición.

Esperamos que esta publicación les haya parecido útil así como amena, por ahora nos corresponde darla por concluida aguardando se pongan al contacto con nuestro personal de atención al cliente si desean conocer más detalles sobre el software contable Contpaqi que ponemos a su disposición. Más de una década de experiencia en la distribución de esta maravillosa tecnología nos respalda. Manténganse al tanto de las publicaciones que iremos subiendo paulatinamente para conozcan más sobre nuestros productos y servicios. ¡Gracias por visitarnos!