¿Por qué las pequeñas empresas deberían usar la facturación electrónica?

Ya hemos hablado con anterioridad en otras entradas sobre las facturas electrónicas, sin embargo en esta ocasión hemos elaborado un contenido que será de mucha utilidad para las pequeñas y medianas empresas, ya que explicaremos por qué deben de cambiarse a la nueva modalidad de facturación electrónica, la cual está causando sensación en el mundo de los negocios.

Actualizarse es una necesidad apremiante si lo que desean es optimizar sus operaciones y agilizar sus asuntos financieros. No olviden ponerse al contacto con nuestra firma, Sacti, si desean obtener el mejor sistema para la emisión de facturas electrónicas, y disfrutar de sus múltiples ventajas, tales como no tener conflictos con las capturas, los envíos o agilizar el proceso de timbrado, entre otras dificultades relacionadas con los viejos métodos de facturación. Sin más que agregar, ¡Comencemos!

El antiguo sistema de facturación y de pago no solo implicaba mucho tiempo en el proceso de generar facturas, sino que debido a los métodos tradicionales de envío de correos, también llevaba mucho tiempo antes de que la factura estuviera en manos del cliente. En el pasado, los tenedores de libros (es decir, los encargados de los libros contables de las empresas) primero necesitaban crear una plantilla en Microsoft Word, que requería un formateo constante así como ajustes cada vez que se usara. Posteriormente debían ingresar toda la información con respecto a esa factura específica, además de usar una calculadora para calcular los impuestos y el total. La factura se imprimía (generalmente en varias copias), se doblaba y enviaba por correo. Por último, el cliente recibía la factura varios días después, escribía manualmente un cheque, lo colocaba en un sobre y luego lo devolvía por correo.

Se trata sin duda de un proceso complicado, tardado y bastante tedioso, sin embargo, los tiempos han cambiado y en la actualidad pueden enviarse de inmediato por correo electrónico u otras plataformas digitales las facturas al cliente, y recibir también de forma inmediata los pagos, haciendo uso de una variedad de métodos rápidos de pago en línea.  Sin duda, las pequeñas empresas con márgenes estrechos cuya supervivencia depende de recibir pagos de forma rápida, pueden beneficiarse especialmente de la facturación electrónica y los servicios de pago por medios digitales.

Ahora bien, las facturas electrónicas se diseñaron específicamente para ahorrar tiempo y dinero a las empresas, sin importar si son grandes, medianas o pequeñas. Sin embargo, estas últimas son quizás las que pueden beneficiarse más con esta modalidad debido a los costos asociados a los métodos convencionales La mayoría de los proveedores de facturas en línea (como nuestra firma, Sacti) ofrecen plantillas simples y listas para usar, las cuales se pueden actualizar de forma rápida.

Una vez que una compañía ingresa su información de contacto, los términos de pago y las descripciones de los artículos en el programa, la información podrá ser guardada para uso futuro. Con ello se eliminan las dobles entradas que consumen mucho tiempo, lo que permite a los propietarios de negocios generar facturas profesionales en cuestión de minutos. Algo verdaderamente ventajoso, ¿Verdad?

Todo lo que los encargados de los libros contables deben hacer, es seleccionar a un cliente desde la plataforma electrónica, y elegir qué productos o servicios están comprando. Con esta operación sencilla, la factura se actualizará de manera automática, calculará los impuestos, la cantidad total, e incluso la fecha misma de vencimiento. Luego puede ser enviada inmediatamente por correo electrónico al cliente, asimismo, todos los informes financieros correspondientes producidos por el software de facturación se actualizarán instantáneamente con la nueva información añadida.

Antes de enviar alguna factura a los clientes, deben asegurarse de que haya una oración o dos que indiquen las diversas opciones de pago. El efectivo y/o el cheque pueden ser excelentes opciones para ustedes, más no siempre son lo más conveniente para sus cliente. Tener capacidades de pago electrónico le ofrece a sus clientes opciones excelentes como pagar en línea o por teléfono usando una tarjeta de crédito. Cabe añadir que actualmente existen muchas compañías diferentes, como E-Pay o Pay Pal, las cuales han hecho que las opciones de pago electrónico sean más asequibles y accesibles para todo tipo empresa, incluidas las Pymes.

La facturación electrónica así como los pagos por medios digitales, no sólo son opciones simples y sumamente convenientes, sino también formas respetuosas con el medio ambiente de reducir los costos. ¿Cómo son posibles dichas implicaciones medioambientales? Esto es debido a que con tales opciones no es necesario imprimir copias adicionales de una sola factura, ni tampoco comprar sobres, para luego pagar los sellos y enviarlos por correo. Al manejar la transacción completamente por métodos en línea, las compañías reducirán considerablemente su consumo de papel, asimismo ahorrarán dinero en franqueo.

Ciertamente, las pequeñas y medianas empresas deben buscar con regularidad formas de ahorrar tiempo, mejorar la experiencia de pago de sus clientes y reducir los costos para invertir y hacer crecer a su negocio. Por fortuna, el uso de un sistema de facturación y pago electrónico puede ayudarles considerablemente a lograr de forma rápida dichos beneficios para sus empresas.

¿Necesitan el respaldo de una firma que proporcione a las Pymes los medios necesarios para que comiencen a operar a través de medios de facturaciones electrónicas? Entonces deben contactarnos, pues somos expertos en todo lo relativo a la facturación electrónica. Con nosotros encontrarán los mejores sistemas de facturación, los cuales, consisten en herramientas especialmente diseñadas para las operaciones cotidianas de cualquier empresa, incluidas las Pymes, brindándoles la oportunidad de realizar resúmenes precisos de los datos recabados del día mediante su corte.

Con dicho sistema pueden registrar a tanto a sus clientes como a los servicios y productos que prestan (con sus precios respectivos), así como emitir facturas con la seguridad de que estas serán enviadas por correo. También pueden realizar configuraciones en el diseño de las facturas según sus necesidades y preferencias, además no caducan los timbres que se adquieren. Nuestro sistema de inventarios y cartera se halla en sincronía con tal módulo, por lo que cuando lo requieran pueden activarlos para obtener un control más íntegro de su empresa