¿Qué hay detrás de la facturación electrónica?

Las facturas son documentos esenciales para las empresas y personas físicas que tienen una actividad comercial, debido a que son los documentos que se utilizan para presentar los ingresos, egresos y declaraciones a la Secretaría de Hacienda. En la actualidad únicamente se utiliza la facturación electrónica, pero hace algunos años esto no era así; las facturas han evolucionado para facilitar los procesos fiscales, hacerlos más rápidos, confiables y seguros.

Nuevamente les damos la bienvenida a este espacio que en SACTI hemos diseñado para compartirles información sobre los servicios y softwares especializados en facturación y contabilidad que ponemos a su disposición; en esta nueva entrada de blog les hablaremos sobre qué hay detrás de las facturas electrónicas y su paso a lo largo del último par de décadas.

Las facturas o comprobantes de ingresos han cambiado a lo largo de los años. Hasta hace menos de una década se trataban sólo de hojas en un bloc, en la que se llenaban los datos de los clientes, el concepto de las compras y los importes desglosados. Muchas veces este llenado se realizaba a mano y el proceso era muy susceptible a errores y malos usos por parte de algunas empresas y particulares.

En esos momentos, las facturas tenían que ser enviadas a imprimir con impresores e imprentas autorizadas por la Secretaría de Hacienda, para que se autorizaran los folios que se requerían imprimir; además, se debían incluir los datos del emisor y el receptor, junto con los datos del impresor, como su número de autorización, fecha de aprobación de la autorización, dirección de la imprenta, entre otros. Posteriormente se implementaron las facturas con vigencia para disminuir el número de emisiones fraudulentas de comprobantes.

Fue hasta el 2010 cuando se iniciaron los primeros pasos de la facturación electrónica, cuando se comenzó a utilizar el código de barras, y únicamente se requería la impresión de dicho código que se descargaba desde la página de la Secretaría de Hacienda. Esto redujo significativamente el tiempo para la emisión de nuevas facturas, facilitó el proceso y permitió a las empresas tener una contabilidad más controlada.

De igual manera, a partir de ese año la factura electrónica como la conocemos comenzó con sus primeras versiones, que funcionaba para las grandes empresas y que fue implementada de manera obligatoria para todos los contribuyentes de manera oficial en el año 2014, cuando se incluyeron más servicios para la facturación, como el pago de sueldos y salarios.

¿Cuál es la función de la factura electrónica?

Las facturas electrónicas como se conocen hoy en día, se emiten en su totalidad en línea mediante distintos servicios de facturación, como el que ofrecemos en SACTI. Su objetivo sigue siendo el mismo que cuando se emitían en papel: permitir la comprobación de ingresos, egresos y otros servicios financieros, con la diferencia que al hacerlo en línea se vuelve un proceso más eficaz, disminuyendo el tiempo en que se realiza, eliminando los trámites secundarios (impresión, archivo y envío de facturas) y disminuyendo los errores y las facturas canceladas a un mínimo posible.

Una vez que se emite la factura, de manera automática se envía un comprobante al SAT para obtener el folio de aprobación y posteriormente llega una copia digital al cliente mediante correo electrónico. Además, en la nueva versión se puede especificar una serie de productos y servicios a facturar lo que permite a las empresas tener un registro claro sobre en que gasta sus egresos y de donde provienen sus ingresos.

Ventajas de las facturas electrónicas

La facturación electrónica, además de hacer más fácil el proceso de emitir una factura, tiene otras ventajas; en primer lugar, se disminuye el uso de papel y tinta para la impresión de las facturas, puesto que sólo requerirán imprimirlas en caso de que se necesite hacer un trámite donde la soliciten. Esto también significa una disminución en los gastos de contabilidad.

También ahorra el tiempo al momento de contabilizar, ya que se pueden utilizar softwares de contabilidad que estén programados para disminuir el tiempo en la contabilización, almacenamiento, envío y respaldo de los archivos .XML, los cuales son la factura en sí. Los archivos en PDF son únicamente una visualización gráfica de su contenido.

En caso de un error, la cancelación y reemisión de las facturas se puede hacer de manera inmediata, sin la necesidad de trámites engorrosos, aunque las nuevas versiones del CFDI disminuyen al mínimo la posibilidad de errores y la necesidad de reemitir facturas. Todo el tiempo y dinero que ahora su empresa genera, puede ser dedicado a otras tareas que mejoren sus procesos administrativos o la producción.

Lo único que se requiere para la facturación electrónica es tener un equipo de computo con un navegador web instalado y que se encuentre conectado a internet, lo que significa que prácticamente se puede realizar la facturación desde cualquier lugar; incluso hoy en día hay plataformas que permiten la emisión de facturas desde los dispositivos móviles, como los celulares y las tabletas.

De igual manera se debe contratar el servicio de un proveedor autorizado por el SAT para la emisión de facturas electrónicas, como puede ser Fénix Web, ya que estos proveedores son los encargados de otorgar los folios de las facturas. Los folios disponibles dependen del proveedor, la plataforma y el tipo de plan que se tenga contratado, por ello se debe tener cuidado al emitir las facturas ya que su cancelación no significa que se recuperen los folios.

Además, si la factura no cuenta con toda la información que solicita el SAT y los datos no son totalmente válidos, aunque se proporcione un folio a la factura no significa que esta sea válida ante la Secretaría de Hacienda. Por ello, al emitir las facturas electrónicas, igual que cuando se emitían en papel, se debe asegurar el correcto llenado y que cumpla con los requisitos.

Las facturas han evolucionado a lo largo de los años, al punto que a finales del 2017 se emitió la última versión para México, que es el país que más utiliza la facturación por medios electrónicos. En la actualidad todos los productos y servicios se pueden facturar, al igual que se requieren comprobantes para la emisión de nómina y servicios como la renta. Las empresas deben evolucionar a la par que los sistemas de facturación para poder cumplir con sus obligaciones fiscales al día.

Para tener Fénix WEB, uno de los sistemas de facturación electrónica más populares en el mercado y sencillos de usar, acudan con los especialistas de SACTI, donde con gusto uno de nuestros asesores los atenderá para guiarlos en el registro y darles a conocer los planes de servicios. Con Fénix WEB podrán emitir todo tipo de comprobantes fiscales digitales como facturas, recibos de honorarios, recibos de nómina, cartas porte, entre otros.